Solutions globales. La gestion des dossiers du personnel

SGAIM propose un système de gestion des dossiers du personnel basé sur la numérisation des documents et l'extraction des données pertinentes, offrant ainsi la possibilité d'une vérification ultérieure de l'intégrité de ces dossiers et garantissant le respect de la LOPD pendant tout le processus.

Dans toutes les entreprises, le service des Ressources Humaines doit contrôler les dossiers du Personnel de chacun de leurs employés. Les documents qui en font partie sont très variés et vont du contrat jusqu'au curriculum vitae en passant par la CI, le livret de famille, etc. Pour ce type de document, le respect de la Loi Organique de Protection des Données (LODP) et de la confidentialité de l'information est primordial.

La gestion de toute cette information implique des ressources et des investissements financiers importants de la part des entreprises. La recherche de solutions permettant d'accroître les performances et de réduire les coûts d'une telle gestion est l'une des principales préoccupations des services de Ressources Humaines.

Grâce à la gestion des dossiers du personnel, le service des Ressources Humaines compte un système avancé de gestion des dossiers du personnel.

Les documents originaux reçus par le client sont numérisés et l'on procède à la capture des données les plus importantes du dossier, automatiquement, à travers des outils de reconnaissance optique de caractères et de technologies linguistiques.

Le module Business Process Management veille à ce que les dossiers soient complets et dans le cas où certains documents manqueraient, des alertes automatiques sont envoyées.

L'ensemble de l'information classée et les alertes envoyées sont diffusées sur le portail internet de SGAIM TTID Plus et sont ainsi accessibles à tout moment.

La gestion des dossiers du personnel peut être intégrée aux applications du service des Ressources Humaines et maintiendra toujours à jour l'état de chacun des dossiers.

L'information contenue dans les dossiers du personnel est protégée par la Loi Organique de Protection des Données. SGAIM se charge de garantir le respect de la réglementation dans le traitement des données à caractère personnel et de déterminer le niveau de sécurité applicable à ces dernières. De plus, il permet un contrôle exhaustif du délai légal de conservation pour chaque type de document, que ce soit sous format physique ou électronique.

La flexibilité de ce service permet de l'associer à la solution de gestion de contrats qui contrôle le délai d'échéance des contrats des employés et émet périodiquement à l'attention de l'entreprise les préavis correspondants selon la date convenue.

Les avantages de la gestion des dossiers du personnel effectuée par SGAIM :

• Gain de temps, jusqu'à 50%.
• Garantie de la confidentialité et du respect de la LOPD.
• Augmentation de la productivité.
• Diminution du risque de perte de documents.
• Degré de qualité maximum, garantie d'un taux d'erreur zéro.
• Réaction rapide face à d'éventuels audits.